La Gestion de la Facture Électronique permet à Kolimmo d’identifier les clients concernés par la facturation électronique et de transmettre aux fournisseurs les informations nécessaires pour adresser correctement leurs factures via une Plateforme Agréée.
Les informations utilisées par Kolimmo proviennent de votre logiciel métier (logiciel source connecté à Kolimmo) : elles sont consultables dans Kolimmo mais ne peuvent pas y être modifiées.
Si certaines informations sont absentes ou incorrectes dans Kolimmo, elles doivent être vérifiées et corrigées dans votre logiciel métier.
🤖 Nous vous invitons dans ce cas à vous rapprocher du service support de votre logiciel métier.
Quelles informations doivent être renseignées ?
Pour qu'un client soit pris en compte dans le parcours GFE, votre logiciel métiedoit notamment transmettre :
son assujettissement à la TVA dans le cadre de la réforme ;
son SIREN ;
sa dénomination RFE, lorsqu’elle est disponible ;
son numéro de TVA intracommunautaire, lorsqu’il est disponible ;
son adresse de facturation électronique ;
éventuellement les dates de début et de fin de validité de cette adresse.
Ces informations peuvent concerner :
un immeuble / SDC, elles sont alors rattachées à la fiche Site ;
un propriétaire, copropriétaire ou locataire, elles sont alors rattachées à sa fiche résident.
Comment Kolimmo détermine-t-il si un client est concerné ?
Kolimmo considère un client dans le périmètre GFE lorsque :
il est indiqué comme concerné par la réforme dans les informations transmises par l’ERP ;
et qu'un SIREN est renseigné.
L'absence d'adresse de facturation électronique ne retire pas le client du périmètre GFE : Kolimmo signale simplement que son adresse n'est pas renseignée.
En revanche, un SDC ne disposant pas de SIREN est considéré hors périmètre GFE dans Kolimmo.
Où vérifier les informations dans Kolimmo ?
Les informations reçues de l'ERP sont disponibles en lecture seule sur les fiches concernées.
Vous pouvez notamment y contrôler :
l'assujettissement ;
le SIREN ;
le numéro de TVA intracommunautaire ;
la dénomination RFE ;
l'adresse de facturation électronique ;
ses éventuelles dates d'activation et de fin de validité.
Si une information est incorrecte ou manquante, elle doit être corrigée dans votre ERP source, puis retransmise à Kolimmo.
Exemple d'un résident avec adresse GFE Valide :
Exemple d'un résident avec adresse GFE invalide :
Quelle adresse est utilisée ?
Kolimmo détermine automatiquement qui doit recevoir la facture en fonction du contexte de l’ordre de service.
L’adresse de facturation électronique utilisée est toujours celle du destinataire légal de la facture.
En syndic – parties communes : la facture est adressée au syndicat des copropriétaires (SDC). Kolimmo utilise l’adresse de facturation électronique renseignée sur la fiche de l’immeuble. Si le SDC ne possède pas de SIREN, il est considéré comme hors périmètre de la facturation électronique dans Kolimmo.
En syndic – partie privative : la facture est adressée au copropriétaire du lot. Kolimmo utilise alors les informations de facturation électronique renseignées sur sa fiche.
En gérance – parties communes : lorsque l’immeuble appartient à un propriétaire unique, la facture est adressée à ce propriétaire et Kolimmo utilise ses informations de facturation électronique. Si l’immeuble n’est pas en propriété unique, le fonctionnement habituel est conservé.
En gérance – partie privative à la charge du propriétaire : la facture est adressée au propriétaire du lot.
En gérance – partie privative à la charge du locataire : la facture est adressée au locataire en cours.
Dans tous les cas, le destinataire est considéré comme soumis au parcours de facturation électronique dans Kolimmo s’il est identifié comme concerné par la réforme et dispose d’un SIREN.
Si une dénomination spécifique à la facturation électronique a été transmise par le logiciel métier, celle-ci est utilisée en priorité pour identifier le client à facturer.
Que voit le fournisseur ?
Lorsque le client est soumis à la GFE, les informations de facturation sont automatiquement ajoutées :
dans l'e-mail envoyé au fournisseur lors de la création de l'ordre de service ;
dans le PDF de l'ordre de service.
Par exemple :
Facturation Client à facturer : S.C.I. ISIAKA SIREN : 123456789 TVA intracommunautaire : FR12419127287 Adresse de facturation électronique : 123456789_COPRO
Si le client est concerné par la GFE mais qu'aucune adresse active et valide n'est disponible, Kolimmo l'indique au fournisseur afin qu'il se rapproche de son interlocuteur habituel avant d'émettre sa facture.
Dépôt des factures fournisseurs
💡 Lorsqu’un ordre de service concerne un client soumis à la facturation électronique, le fournisseur ne peut plus déposer sa facture dans Kolimmo.
La facture doit être transmise directement via sa Plateforme Agréée, en utilisant l’adresse de facturation électronique communiquée dans l’ordre de service et dans les e-mails associés.
Le fournisseur peut toutefois continuer à déposer son rapport d’intervention dans Kolimmo.
Si aucune adresse de facturation électronique active et valide n’est disponible, il est invité à se rapprocher de son interlocuteur habituel avant d’émettre sa facture.
À retenir
Le paramétrage de la GFE s'effectue dans votre ERP source.
Kolimmo récupère ces informations, détermine automatiquement le destinataire de la facture et les restitue aux endroits nécessaires lors de la création des ordres de service.
Toute correction concernant un SIREN, une dénomination ou une adresse de facturation électronique doit donc être réalisée dans l'ERP source.